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Outils d'aide pour relevés et saisie
Le travail de relevé n’est pas chose facile, de par sa longueur et le temps que nous y consacrons mais aussi et surtout de par les difficultés, multiples, que nous rencontrons à la lecture des actes. C’est dans ce sens, que nous avons voulu dresser une liste de conseils destinés à faciliter, autant que possible, ce travail ; en nous inspirant pour cela de nos propres expériences de « releveurs », des recommandations faites par les Archives Départementales des Pyrénées Atlantiques et par la Fédération Française de Généalogie.
(Vous pouvez télécharger ce texte en format PDF ici)
Rappel de l'objectif : faire des relevés non détaillés (MiniGesRel) afin de fournir aux AD des index qui faciliteront l'accès aux photos lors de la mise en ligne sur Internet.
Pour des raisons de charge de travail, nous avons opté pour ces relevés "légers", en privilégiant les mariages.
La fédération a passé une convention sur 3 ans avec les AD. Le défi consiste donc à achever ces relevés MiniGesRel d'ici trois ans.
Bien entendu, nous compléterons ces relevés par la suite.
Pour les relevés déjà existants, et plus détaillés que le mode MiniGesRel, nous allons directement travailler en GesRel.
Les passerelles entre le format GesRel et MiniGesRel permettent d'éviter des travaux inutiles de conversion.
Pour le relevé à proprement parler, la grande nouveauté consiste à noter le numéro de photo (suivant le codage AD) pour chaque acte relevé.
Le relevé doit être effectué par CD étant donné qu'à la génération du fichier AD, le système rajoutera une racine commune (la référence du CD) aux numéros de photos saisis.
Au delà de cette action, nous avons prévu de compléter ces relevés par les relevés des archives communales si besoin est.
Pour chaque CD, noter les références des sources lorsque elles apparaissent sur le CD.
Ceci nous servira pour compléter ces données (souvent réalisées à partir de la collection du greffe) à partir des registres communaux.
Noter sur un tableau à part :
Description de la source / Nature / Période / Commentaire / N° de photo.
Exemple
GG12 / BMS / 1700-1712 / pages tachées / FRAD064006_5MI279_1_1644
D’une manière générale, toutes vos annotations et commentaires personnels expliquant ce qui est relevé doit être placé entre crochets ‘ [ ] ‘ .
Il ne doit pas y avoir ni interprétation, ni rectification même si nous trouvons l’erreur évidente : en corrigeant et en croyant bien faire, nous risquons de rajouter une erreur.
Si vous les jugez intéressants vous pouvez néanmoins les mentionner sur une feuille à part, qui pourra être jointe à l’édition finale des relevés et pris comme un apport historique et anecdotique de la vie quotidienne dans nos villages.
Les accents ont pleine valeur orthographique et peuvent induire un sens différent en français.
Le ‘DE’ ne sera pas conservé sauf s’il marque la noblesse.
Cette consigne n'est pas une règle absolue :
Vous pouvez trouver ces abréviations, utilisez la correspondance actuelle pour les retranscrire.
Libellé |
Correspondance |
7bre |
Septembre |
8bre |
Octobre |
9bre |
Novembre |
Xbre |
Décembre |
Si l’acte commence à la photo FRAD064006_5MI160_2_0921.jpg,
On notera 921 comme numéro.
Tout le reste est identique pour toutes les photos du CD.
Ne noter qu’un numéro, et jamais 921/922 ou tout autre forme.
Engagement personnel
Les CD contenant les photos numériques des registres paroissiaux et d'état civil mis à disposition des releveurs par le Conseil Général 64 restent la propriété exclusive du dit CG64. Aucune copie ni diffusion n'en est autorisée.
Les relevés sont effectués bénévolement dans le cadre d'une convention signée entre le CG64 et la Fédération de Généalogie et Histoire des Familles des Pyrénées-Atlantiques (Fédé64) qui regroupe les clubs de généalogie du 64.
Je, soussigné ………..…………………………………….., m'engage à ne faire aucune diffusion du CD prêté par le CG64 que ce soit à titre gracieux ou commercial et à restituer le CD lorsque mon travail de relevé sera terminé.
Le relevé que j'aurai effectué sera communiqué exploité par le cg64 pour son site internet.
Ni le CG64, ni la Fédé64, ni moi, soussigné, ne pourra prétendre à l'exclusivité de ces données
Les 3 partenaires en ont la libre utilisation.
Fait à ………………………………... le …………………….
Signature ……………………….